REGISTROS DE INFORMACIÓN QUE DEBEN MANTENER LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCACIONALES

Los establecimientos educacionales deben contar con cierta información que permita demostrar que cumplen con la normativa educacional, facilitando la labor fiscalizadora de la Superintendencia de Educación. 

Dentro de este contexto, se encuentra la Circular Nº 30, de la Superintendencia de Educación, que sistematiza las obligaciones de los sostenedores educacionales respecto a los Registros de Información que deben mantener en los locales escolares. 

Circular Nº 30/2021 de la Superintendencia de Educación

En este documento se establece que los establecimientos educacionales deben contar y mantener actualizados los siguientes registros: 

1. 1. Registro de matrícula;
   2. Libro de Clases; 
   3. Registro de retiro o salida de estudiantes.

1.  

Registros digitales

La Superintendencia en esta  Circular reconoce los avances tecnológicos en la materia, especialmente los desarrollos de software y aplicaciones que permiten almacenar esta documentación y otra que los establecimientos educacionales estimen necesaria de mejor manera. Es así como la Superintendencia autoriza a los establecimientos educacionales a mantener registros digitales. 

En caso que decidan transitar al sistema digital, el establecimiento debe traspasar toda la información contenida en los registros en formato papel. Estos sistemas, además, deben permitir exportar la información para ser objeto de fiscalización. 

El registro que encabeza la partida es el Registro de Matrículas, ya que no pueden mantenerse los otros registros de manera digital si aquel no está digitalizado también. 

Registro de Matrícula

El Registro de matrícula tiene por objetivo: 

1. 1. Conocer la cantidad de estudiantes matriculados en el Colegio, incluidos los que ingresaron o se retiraron durante el año escolar. 
   2. Sistematizar los datos personales de los alumnos regulares, y de sus padres, madres y apoderados. 
   3. Consignar cualquier otra información que sea necesaria para determinar la situación del estudiante en el Colegio (usualmente estado de salud). 

1.  

Una de las obligaciones más importantes y que los establecimientos suelen olvidar es la que exige mantener actualizado en todo momento el registro de matrícula. Para la actualización periódica del registro se sugiere a los establecimientos crear un flujograma que identifique las causas que requieren modificar información contenida en el registro de matrícula, establecer canales de información o reporte entre las personas involucradas y asignar a un responsable de la actualización de información, que usualmente es la persona encargada del SIGE.

Para mantener actualizado el Registro de Matrícula se requiere la colaboración de los padres, madres y apoderados, ya que mucha de la información allí contenida la manejan mucho mejor ellos, y es su deber informar al colegio de tales acontecimientos (por ejemplo, cambios en el cuidado personal del estudiante, cambios de domicilio, entre otros).

Libro de clases

A través del libro de clases es posible constatar el cumplimiento de los planes y programas de estudio y la asistencia diaria de los alumnos. 

En este libro se lleva un control de las asignaturas impartidas en cada curso, las evaluaciones, las anotaciones positivas y negativas de los estudiantes, entre otros aspectos claramente determinados por la Circular Nº 30. 

Registro de retiro o salida de estudiantes

Finalmente, se encuentra el Registro de retiro o salida de estudiantes, el cual busca llevar un estricto control de los estudiantes que se mantienen en el establecimiento, así como quienes, por razones justificadas, deban ausentarse durante un periodo determinado (por ejemplo, para ir al médico) o se retiren antes del término de la jornada escolar (por ejemplo, para ir a participar de un campeonato deportivo).

Debe anotarse a lo menos la siguiente información: 

1. 1. Fecha de salida o retiro anticipado
   2. Nombre completo del estudiante
   3. Curso
   4. Hora de salida
   5. Hora de regreso
   6. Nombre de la persona que retira
   7. Firma de la persona que retira
   8. Observaciones

1.  

1.  

Si se ausenta o retira un curso completo, se debe anotar en el registro de salida de alumnos, el curso, el número total de alumnos que se encuentre fuera del establecimiento y el nombre del docente o asistente de la educación que se encuentra a cargo del curso. 

Sugerencias para sostenedores y equipos directivos

Finalmente, se sugiere a los sostenedores y equipos directivos revisar y estudiar la Circular Nº 30 de la Superintendencia de Educación, a fin de verificar si sus procedimientos internos permiten cumplir con las obligaciones que imponen las instrucciones de la Superintendencia. 

En caso de contar con dudas, es posible solicitar asesoría legal, lo que es especialmente valorado por la Agencia de la Calidad de la Educación, pues da cuenta que el sostenedor se preocupa del cumplimiento de la normativa vigente dentro de sus establecimientos educacionales. 

Si ud. mantiene dudas al respecto, puede escribir a rhg@salazarhidalgo.cl. 

 

Ricardo Hidalgo Gajardo

Abogado

rhg@salazarhidalgo.cl